Madde 1

Bu Yönetmeliğin amacı; teşkilatın faaliyetleri sonucu oluşan evrak ve malzemeden arşivlenmesi gerekenlerin tespiti, arşivlenmesi, arşivden yararlanma ile muhafazasına lüzum görülmeyen evrak ve malzemenin ayıklama ve imhasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

Madde 2

Bu Yönetmelik, Tüzüğün 16., 17. ve 18. maddelerinde belirtilen AK PARTİ teşkilatını kapsar.

Madde 3

Bu Yönetmelik, Tüzüğün 160. maddesine istinaden hazırlanmıştır.

Madde 4

Bu Yönetmelikte geçen; a) Tüzük: AK PARTİ Tüzüğünü, b) Teşkilat: Tüzüğün 16. maddesinde ifade edilen, AK PARTİ’nin tabandan tavana zorunlu ve ihtiyari birimlerinin tümünü, c) Kademe: Tüzüğün 17. maddesinde belirtilen teşkilat organlarını, d) Birim: Teşkilat kademelerindeki birim başkanlıklarını, e) Genel Sekreterlik: AK PARTİ Genel Sekreterliğini, f) Arşiv Malzemesi: AK PARTİ Tüzüğünün 16. ve 17. maddelerinde belirtilen teşkilat birimlerinin ve kademelerinin işlem ve faaliyetleri sonucunda teşekkül eden, kesin sonuca bağlanmış, hukuki, idari, ilmi, edebi, tarihi, kültürel, biyografik, istatistik, demografik ve teknik açıdan,  herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve tespite yarayan, her türlü  yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga,  fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, disk (CD) ve benzeri belgeleri ve malzemeyi, g) Arşivlik Malzeme: (f) fıkrasında yazılı her türlü evrak ve malzemeden henüz arşiv malzemesi evsafını kazanmamış olması sebebiyle, muhafaza edilmek üzere yetkililerce ayrılanları, h) Birim Arşivi: Birimlerin faaliyetleri sonucu oluşan, aktüalitesini kaybetmemiş ve aktif olarak günlük iş akışı içinde kullanılan arşivlik malzemenin, birimde belirli bir süre saklandığı yeri, ı) Kademe Arşivi: Kademelerin faaliyetleri sonucu oluşan, aktüalitesini kaybetmemiş ve aktif olarak günlük iş akışı içinde kullanılan arşivlik malzeme ile, kademe birimlerinin arşivlerindeki arşiv malzemesinin, birimlerin arşivlerinden alınarak ilgili teşkilat kademesinde saklandığı yeri,    i) Genel Merkez Arşivi: Genel Merkez faaliyetleri sonucu oluşan arşivlik malzeme ile, Genel Merkez birimlerinin arşivlerinde bulunan arşiv malzemesinin, birim arşivlerinden alınarak daha uzun süreli saklandığı yeri, ifade eder.

Madde 5

Birimlerde, teşkilat kademelerinde ve Genel Merkezde arşiv oluşturulması esastır. Ancak, işlem hacmi küçük birimler arşiv kurmayabilirler. Arşiv oluşturamayan birimlerde bulunan arşivlik malzemenin, altı ayda bir ve her yılın Ocak ve Temmuz aylarında olmak üzere ilgili kademe arşivine teslim edilmesi şarttır.  Arşiv oluşturan birimler, altı aylık sürelerle ve her yıl Ocak ve Temmuz aylarında, birimlerindeki arşivlik malzemeyi birim arşivlerine devrederler.  Söz konusu evrak ve malzemenin varsa bir örneği de ilgili kademe arşivine, Genel Merkezde Genel Merkez arşivine teslim edilir.   Kademeler, faaliyetleri sonucu oluşan arşivlik malzeme ile, birimlerden gelen arşiv malzemesini daha uzun süre muhafaza etmek için kademe arşivlerini kurarlar. Genel Merkez faaliyetleri sonucu oluşan arşivlik malzeme ile, Genel Merkez birimlerinin arşivlerinde bulunan arşiv malzemesinin daha uzun süre saklanması için Genel Sekreterlikçe Genel Merkez arşivi kurulur.

Madde 6

Arşiv aşağıda belirtilen usule göre düzenlenir: a) Arşivde bulunan arşiv malzemesi, numerik veya alfabetik olarak, kronolojik bir sistem içerisinde, faaliyet dönemleri esas alınıp, özel zarf, dosya, klasör ve kutulara konularak sıralanır. b) Arşivde bulunan dolap ve rafların kolayca görülebilecek yerlerine ve belirli bir düzenle, orada bulunan arşiv malzemesinin niteliklerini gösteren bilgileri içeren karton, plastik veya madeni etiketler konur. c) Birimlerin kodlarının tespitinde, Yazışma Yönetmeliğindeki kodlar esas alınır. (EK:8/1-3) d) Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri, asıl evrak ve belgeden ayrılmaz.  Bu tür ekler asıl evrak ve belge ile birlikte arşivlenir. e) Birden fazla sayfa ve yapraktan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada evrak 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine adet olarak kurşun kalemle yazılır. f) Evrak ve belge, kendi içerisinde “gün, ay, yıl” sırasına göre kronolojik sıraya konulur. Bu işlem yapılırken aşağıdaki hususlar göz önüne alınır; i) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve belgelerin sıralamasında da aynı usul uygulanır. ii) Üzerinde yalnızca “ay”ı olup günü belli olmayan evrak, sıralamada evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna toplu olarak konulur. Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur. g) Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu birimine kadar daha önceden  belirlenmiş kodlarını ihtiva eden lastikten yapılmış “Arşiv Yer Damgası” (EK:1), evrakın ön yüz alt bölümüne, ön yüzde yer yoksa arka yüzüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. “Klasör Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur. h) “Klasör Numarası” bölümüne, evrak ve belgenin dosyalar içerisinde konulacağı klasöre verilecek müteselsil numara yazılır. ı) “Dosya Numarası” bölümüne, bir klasörde yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır. i) “Evrak Sıra Numarası” bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraka verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evrak birden başlamak üzere sıra numarası alır. “Arşiv Yer Damgası” aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından evrakın eklerine de basılır. j) Kodlamada, “Klasör Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz. k) Her bir dosya içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek bir “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” (EK:2) konulur. l) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği klasörlerin, sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın “Evrak Sıra Numarası” hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (EK:3), “Dosya Numarası” hanesine, bir klasörde yer alacak dosyaların ilk ve son numaralarıyla,  “İşlem Dönemi” yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın “Dosya Numarası” dahil “İşlem Dönemi” yazılır. m) Klasörlere ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir. n) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömleği içerisinde klasörlere konmuş olarak gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dâhilinde yerleştirilir. o) Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem her raf grubu için tekrarlanır. ö) Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

Madde 7

Kademeler ve birimler, ellerinde bulundurdukları arşiv malzemesini her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif etmek ve saklamakla yükümlüdürler. Kademelerde, kademe sekreteri arşivden sorumludur. Birimlerde arşivden sorumlu birim görevlisi, birim başkanı tarafından belirlenir. Kademeler ve birimler, arşiv malzemesinin korunması ile ilgili olarak; a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından, b) Yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından, c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin P-60 arasında bulundurulmasından, d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz ve kimyevi maddelerin kullanılmasından, e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden, f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden, g) Isının mümkün olduğu kadar kağıt malzeme için gerekli olan 12-15 derece arasında tutulmasından, imkanları dahilinde sorumludurlar.

Madde 8

Kademelerin ve birimlerin elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi, birim ve kademe arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılması, ilgili birimin görüşü alındıktan sonra, Genel Merkezde Genel Sekreterlik, diğer kademelerde ise ilgili kademe sekreterlikleri ile birim başkanlıkları tarafından belirlenir.

Madde 9

Birim arşivlerindeki arşiv malzemesi beş yıl süre ile saklanır. Her yılın Ocak ayında, Ayıklama ve İmha Komisyonu tarafından birim arşivinde saklama süresini dolduran arşiv malzemesi belirlenir ve kademe arşivine teslim edilir. Belde ve ilçe kademelerindeki arşiv malzemesi on yıl süre ile saklanır. Her yılın Ocak ayında, Ayıklama ve İmha Komisyonu tarafından belde ve ilçe kademelerindeki on yıllık saklama süresini dolduran arşiv evrakı belirlenir ve ilgili il başkanlığı arşivine teslim edilir. Ancak, isteyen belde ve ilçe teşkilat kademesi söz konusu arşiv malzemesini muhafaza etmeye devam edebilir. İl başkanlıklarında ve Genel Merkez’de arşiv malzemesi süresiz muhafaza edilir.

Madde 10

Arşiv malzemesinin aslı, hiçbir sebep ve suretle, arşivden dışarıya çıkarılamaz. Talep halinde, ilgili birimin görüşü alınarak Genel Sekreterlik veya kademe sekreterlikleri tarafından arşiv malzemesinin bir örneği dışarıya verilebilir. Arşiv Evrakı İstek Formu örneği EK:7’de gösterilmiştir.

Madde 11

Her yılın Ocak ve Temmuz ayları içerisinde, önceki döneme ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tâbi tutulur. Ayırım işlemlerini müteakip, birim arşivine devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre; a) Birimi, b) İşlem dönemi (teşekkül ettiği yarıyıl), c) İşlem tarihi, itibariyle kronolojik olarak sıralanır, d) Ekler için de aynı usul uygulanır. İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan  evrakın bulunduğu dosyanın sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile “GİZLİ” damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivdeki tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur. Gizlilik derecesi kaldırılan malzemeye, “Gizliliği Kaldırıldı” damgası vurularak,  gizlilik damgası iptal edilir.

Madde 12

Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde; a) Arşive devredilecek malzemenin işlem dönemi itibariyle, kaydına mahsus “Kayıt Defteri” ve “Föyleri” gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına, b) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına, c) Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş  numaraların, birim adının, ait olduğu işlem döneminin yazılıp yazılmadığına, d) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine, e) Sayfaların ve eklerin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, bakılır, eksiklik varsa tamamlanır. Uygunluk kontrolü, ilgili birim yetkilisi ile ilgili kademe sekreteri veya görevlendireceği kişi/kişiler tarafından müştereken yapılır.

Madde 13

Birimde işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, işlem dönemini takip eden Ocak ve Temmuz ayları içinde,  arşiv kayıt defteri ve/veya föylerine kaydedilerek birim arşivine alınır. Arşivlik malzeme, birim arşivlerinde, işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır.

Madde 14

İlgili birimlerce, işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzemenin varsa bir örneği, işlem dönemini takip eden Ocak ve Temmuz ayları içinde, 6.,11. ve 12. maddelerdeki esaslara göre ve arşiv kayıt defteri ve/veya föyleri ile kademe arşivine devredilir. Bu yönetmelik hükümlerine göre yapılacak ayıklama ve imha işlerinden sonra arşiv kayıt defteri ve/veya föyleri ile kademe arşivine devredilir. Teslim-tesellüm işlemleri, birim arşiv görevlileri ile ilgili kademe sekreterliği tarafından yerine getirilir.

Madde 15

Genel Merkez ve diğer kademe arşivlerinde arşivleme sistemi, ana kademe birim başkanlıkları ve yan kuruluşlara göre oluşturulur. Kademenin faaliyetleri sonucu oluşan arşivlik malzeme ile, birim arşivlerinden kademe arşivine devredilen arşiv malzemesi, bütünlükleri bozulmadan asli düzenleri içinde 6.,11. ve 12. maddelere göre tasnif edilip arşivlenir.

Madde 16

Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek, devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, dvd veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılarak ve bilgi işlem merkezinde yedeklemesi yapılmak suretiyle muhafaza edilir. Bu tür malzemenin muhafaza, tasnif, devir ve benzeri arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır. Görsel ve işitsel içerikli arşivlik malzemeden muhafazasına ihtiyaç duyulanlar, bozulmadan korunmak ve indekslenerek kullanıma hazır bulundurulmak üzere uygun mekanlarda muhafaza edilir.

Madde 17

Teşkilatta alımı ve uygulaması yapılacak elektronik arşiv yazılımları Genel Sekreterlik ve AR-GE birimleri tarafından yapılır. Birimlerdeki yazılım kullanıcıları, basılı doküman ve belgelerini taratarak elektronik ortama taşırlar ve arşiv yazılımına yüklerler. Arşivlenecek dokümanın künye bilgileri, yükleme esnasında arşiv yazılımına doğru ve eksiksiz kaydedilmelidir. Arşivlenecek doküman ile ilgili kayıt yapılırken daha sonra aramalarda kolaylıkla dokümana ulaşmak açısından açıklayıcı bilgiler girmek zorunludur. Arşiv yazılımına yüklenen elektronik dokümanlar ihtiyaç duyulduğunda yazılım içerisinde künye bilgilerine göre aranarak bulunabilirler. Arşiv yazılımındaki yüklenmiş elektronik dokümanların yazılımdaki diğer kullanıcılar tarafından okunabilmesi ve düzenlenmesi haklarının yönetimi, elektronik dokümanı kaydeden ve yükleyen kullanıcı tarafından yerine getirilir. Arşiv yazılımının teknik altyapısının işletilmesi ve güvenliği Bilgi İşlem tarafından sağlanır.

Madde 18

Arşiv malzemesi devir-teslim ve envanter formu örneği EK:4’te düzenlenmiştir. Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde her biri için ayrı form düzenlenir. Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin; a) “Kademesi” bölümüne arşiv malzemesini devreden kademenin adı, b) “Birimi” bölümüne arşiv malzemesini devreden birimin adı, c) “ Türü” bölümüne, dosya, defter, plân, fotoğraf, film, kaset, cd, dvd v.b., d) “İşlem dönemi” bölümüne, arşiv malzemesinin oluşturulduğu dönem, e) “Kademe Kodu” bölümüne, her dikdörtgen içine sırayla kademe, birim kodları, yanındaki “Klasör” ve “Dosya” bölümüne de klasör ve dosya numarası, f) “Envanter Sıra Numarası” bölümüne, ekleri dışında evraka teslim dönemi ile ilgili olarak envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası, g) “İşlem Tarihi” bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih, h) “Sayı” bölümüne, evraka verilen sayı, ı)  “Gizlilik Derecesi” bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı, (gizli evrak   “G” kısaltmasıyla gösterilir.) i) “Konusu” bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama, j) “Adedi” bölümüne, evrakın toplam sayfa sayısı, diğer belgeler için toplam adet, sayısı, diğer tüm belgeler için de toplam adet, k) “Açıklama” bölümüne, belge ile ilgili açıklayıcı detaylı metinler, l) “Evrak Sıra Numarası” bölümüne, evrakın dosya içerisindeki sıra numarası, m) “Raf Numarası” bölümüne, evrakın fiziksel olarak hangi rafta tutulduğuna dair bilgi, yazılır.

Madde 19

Teşkilat kademelerinde, Siyasi Partiler Kanunu,  Tüzük ve Yönetmelikler çerçevesinde tutulan defterler,  imha işlemlerine tabi tutulmazlar. Bunun dışında kalan arşiv malzemesi ayıklama ve imha komisyonu kararıyla imha edilebilir.

Madde 20

Kademe arşivinde, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklanması ve imhası, kademe sekreterinin başkanlığında, birim arşiv görevlileri arasından kademe başkanınca belirlenecek üç kişilik Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu kararı ile yapılır. Bu Komisyon Arşiv Yönetmeliği 227 Genel Merkezde Genel Sekreter tarafından kurulur. Ayıklama ve imha komisyonları, birim ve kademe arşivlerinde saklama süresini dolduran arşiv malzemesinden kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyenleri ayırma, ayıklama ve imha etme yetkisine sahiptir. Komisyonlar, üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy birliği ile alırlar.   Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının kararı ile yapılır.   İmhası uygun görülmeyen malzeme, sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.

Madde 21

Madde 22

İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlardan ve karbon kâğıtlarından ayıklanır. Kullanma imkânı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır. İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. İmha işlemi, örneği EK:6’da bulunan İmha Tutanağı ile tespit edilir. İki nüsha olarak düzenlenen İmha Tutanağı, Ayıklama ve İmha Komisyonu başkan ve üyelerince müştereken imzalanır.

Madde 23

İkişer nüsha olarak düzenlenen imha listeleri ve tutanakları, bir nüshası birim arşivinde, diğer nüshası kademe arşivinde olmak üzere 10 yıl süre ile denetime hazır olarak saklanır.

Madde 24

Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Genel Sekreterliğin görüşüne müracaat edilir.

Madde 25

Genel Merkezde Genel Sekreterlik, kademelerde kademe sekreterlikleri, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri, müteakip takvim yılının Ocak ayında Merkez Yürütme Kuruluna ve kademe yürütme kurulu’na yazılı olarak sunar. Geçici madde 1: Bu Yönetmeliğin yayımı tarihinden itibaren altı aylık süre içinde, teşkilat birimi ve kademelerinin faaliyetleri sonucu oluşan arşivlik malzeme, bu Yönetmelik hükümlerine göre değerlendirilir ve ilgili birim, kademe ve Genel Merkez arşivlerine devredilir.

Madde 26

Bu Yönetmelik hükümleri, AK PARTİ Merkez Karar ve Yönetim Kurulu tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Madde 27

Bu Yönetmelik hükümlerini AK PARTİ Merkez Yürütme Kurulu yürütür.